Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous

Qodeep Systems est le nom commercial d'Achraf Malki, auto-entrepreneur inscrit au registre national de l'auto-entrepreneur, établi à Rabat (Maroc) (ICE : 003862040000017). Il est le responsable du traitement des données personnelles décrites dans cette politique.

Contact : contact@qodeep.com.

Numéro de récépissé de déclaration CNDP : en cours.

2. Ce que nous collectons, pourquoi et pendant combien de temps

Si vous visitez le site. Les journaux de notre hébergeur enregistrent des données techniques : adresse IP, navigateur, pages consultées et heure. Nous les utilisons pour faire fonctionner le site et le sécuriser. Base légale (UK GDPR) : intérêt légitime, exploiter un site sécurisé. Nous les conservons pendant la courte durée fixée par notre hébergeur.

Si vous utilisez notre formulaire de contact. Nous collectons votre nom, votre e-mail, votre entreprise (facultatif), votre fourchette de budget et votre message, pour vous répondre et, si vous le demandez, préparer une proposition. Base légale (UK GDPR) : intérêt légitime à répondre aux demandes, et mesures précontractuelles prises à votre demande. Nous les conservons 24 mois après notre dernier échange.

Si vous réservez un appel. Nous collectons votre nom, votre e-mail, vos réponses au formulaire de réservation, votre fuseau horaire et les détails de la réunion, pour organiser et tenir l'appel que vous avez réservé. Base légale (UK GDPR) : mesures précontractuelles prises à votre demande. Nous les conservons 24 mois après notre dernier échange.

Si nous écrivons d'abord à votre entreprise. Nous collectons les informations décrites à la section 3, pour envoyer une proposition commerciale pertinente. La base légale est précisée à la section 3. Nous les conservons 12 mois après notre dernier contact.

Si vous devenez client. Nous collectons vos coordonnées et données de facturation, les contrats, factures, justificatifs de paiement et échanges liés au projet, pour fournir les services, facturer et respecter nos obligations légales. Base légale (UK GDPR) : contrat et obligation légale. Nous conservons les factures, contrats et justificatifs de paiement 10 ans, et les échanges de projet et autres données 3 ans après la fin de la mission.

La communication de vos données est facultative. Sans votre nom et votre e-mail, toutefois, nous ne pouvons ni vous répondre ni tenir l'appel.

Nous ne vendons pas de données personnelles. Nous ne les utilisons ni pour de la publicité, ni pour du profilage, ni pour des décisions automatisées.

3. Si nous écrivons d'abord à votre entreprise

Ce que nous collectons. Nous pouvons contacter des organisations susceptibles d'avoir besoin de nos services. Pour cela, nous collectons :

• le nom de l'entreprise ;
• son adresse e-mail générique publiée, comme info@ ou contact@ ;
• des informations publiques sur l'entreprise et son site.

Nous n'écrivons jamais à des adresses nominatives. Pour les sociétés britanniques à responsabilité limitée, nous pouvons aussi noter le nom des dirigeants figurant au registre public Companies House, afin de nous adresser correctement à vous si nous échangeons.

D'où proviennent ces informations. Uniquement de sources publiques :

• le site de l'entreprise ;
• les bibliothèques publicitaires publiques (Google, Meta) ;
• les registres officiels comme Companies House ;
• des services d'identification technologique ;
• les offres d'emploi.

Nous n'achetons jamais de listes de contacts.

Comment nous les utilisons. Uniquement pour envoyer une proposition commerciale pertinente et préparée individuellement.

Notre base légale. Pour les organisations britanniques, notre intérêt légitime à proposer nos services aux entreprises. Ailleurs, la base prévue par la loi locale, par exemple des informations rendues publiques par l'entreprise elle-même.

Durée de conservation. Jusqu'à 12 mois après notre dernier contact, sauf si vous devenez client.

Votre droit d'opposition. Vous pouvez vous y opposer à tout moment : répondez « non » à l'un de nos e-mails ou écrivez à contact@qodeep.com. Nous arrêtons au plus tard sous 24 heures. Nous conservons seulement une mention minimale « ne pas contacter », pour ne plus jamais vous solliciter.

4. Destinataires des données

Prestataires qui traitent des données pour notre compte :

Nous utilisons des assistants d'IA (Anthropic, OpenAI, Google) pour nous aider à rédiger et organiser notre travail. Nous pouvons utiliser le texte de votre message pour préparer une réponse. Nous n'y saisissons jamais de code source, d'identifiants, de contrats ni de données confidentielles de clients.

Responsables de traitement distincts (selon leurs propres politiques) :

• Google (Agenda, Meet) traite les données de réservation.
• Les prestataires de paiement utilisés avec nos clients, comme Payoneer et Wise, traitent les données de paiement.

Nous pouvons aussi communiquer des données lorsque la loi l'exige, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

5. Données hors de votre pays

Nous travaillons depuis le Maroc. Nos prestataires peuvent traiter des données dans d'autres pays, notamment aux États-Unis et dans l'Union européenne.

Garanties des prestataires. Lorsqu'un prestataire propose une garantie de transfert reconnue, comme l'addendum britannique relatif aux transferts internationaux, nous nous appuyons sur celle-ci.

Depuis le Maroc. Les transferts sont couverts par notre déclaration auprès de la CNDP (référence : en cours).

Sur demande. Vous pouvez nous demander le détail des garanties appliquées.

Systèmes des clients. Lorsque nous intervenons sur les données présentes dans les systèmes d'un client, nous appliquons les clauses de traitement et de transfert convenues dans notre contrat avec lui.

6. Cookies

Nous n'utilisons ni cookies de mesure d'audience ni cookies publicitaires. Le site dépose un seul cookie, NEXT_LOCALE. Il est strictement nécessaire : il mémorise la langue choisie (anglais ou français) et dure le temps de votre session, jusqu'à la fermeture du navigateur.

Notre page de réservation intègre Cal.com, qui peut déposer sur son propre domaine des cookies nécessaires aux réservations. Consultez la politique de confidentialité de Cal.com.

7. Vos droits

Droit d'opposition. Vous pouvez vous opposer à tout moment, gratuitement et sans motif, aux traitements fondés sur notre intérêt légitime et à nos e-mails de prospection.

Pour tous. Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification ou leur suppression en écrivant à contact@qodeep.com.

Au Royaume-Uni. Vous disposez aussi des droits à la limitation du traitement et à la portabilité, ainsi que du droit de retirer votre consentement.

Au Maroc. Vous disposez des droits d'accès, de rectification et d'opposition (loi 09-08).

Où que vous résidiez, nous respectons les droits que vous accorde la loi locale sur les données.

Notre réponse. Nous répondons dans un délai d'un mois. Pour les demandes complexes, ce délai peut être prolongé de deux mois au plus ; nous vous en informerons en expliquant pourquoi.

8. Réclamations

Auprès de nous d'abord. Écrivez à contact@qodeep.com avec l'objet « Réclamation données personnelles ». Nous accusons réception de chaque réclamation sous 30 jours et la traitons sans retard injustifié.

Auprès d'une autorité. Vous pouvez aussi saisir :

• l'Information Commission britannique (l'autorité britannique de protection des données) ;
• la CNDP au Maroc (cndp.ma) ;
• l'autorité de protection des données de votre pays.

9. Sécurité

Nous appliquons des protections adaptées au risque, notamment des contrôles d'accès, l'authentification multifacteur sur nos comptes et des connexions chiffrées (HTTPS). Sur les projets clients, notre pratique est de travailler sur des copies de préproduction (staging) et de ne pas conserver de données de production sur nos propres appareils. Aucun système n'est totalement sûr.

10. Modifications

Nous mettrons cette politique à jour lorsque nos pratiques évolueront, et la date figurera en haut de la page.